Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im IT-Nordheide Service Portal · Stand: 29. September 2026

1. Verantwortlicher

2. Bereitstellung des Portals und Protokolldaten

Beim Aufruf verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemangaben. Dies dient dem sicheren und störungsfreien Betrieb, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren Betrieb des Kundenportals. Protokolldaten werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für diese Zwecke und zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen erforderlich sind.

3. Kundenkonto und Zwei-Faktor-Anmeldung

Für Kundenkonten verarbeiten wir Name, geschäftliche Kontaktdaten, eine kryptografisch gesicherte Passwortdarstellung, Anmeldezeitpunkte und Sicherheitsmerkmale für Sitzungen und Einmalcodes. Einmalcodes werden per E-Mail versendet. Die Verarbeitung ist zur Bereitstellung des vereinbarten Portals und zur Absicherung des Zugangs erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

4. Kunden-, Vertrags- und Abrechnungsdaten

Im Portal werden Kundenstammdaten, gebuchte Pakete, Vertragslaufzeiten, Freigaben, Widerrufe, Leistungsdokumentation und Rechnungsinformationen verarbeitet. Dies erfolgt zur Vertragsanbahnung und -durchführung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Fristen aufbewahrt. Bei SEPA-Zahlung werden Kontoinhaber, IBAN, Mandatsreferenz, Zahlungsstatus und angekündigte Einzugstermine verarbeitet. Die IBAN wird an Mollie übertragen und im zugriffsgeschützten Mandats-PDF dokumentiert; in der Portaldatenbank wird sie nur maskiert gespeichert.

5. Monitoring, Inventar, Backup und DMARC

Abhängig vom gebuchten Paket verarbeitet das Portal technische Website- und Systemdaten. Dazu können Verfügbarkeit, TLS- und WordPress-Status, Updates, Prüfsummen, Sicherheitsbefunde, Backup- und Wiederherstellungsstatus, Gerätebezeichnung, Betriebssystem, Online- und Patchstatus, Security Score sowie technische Ereignisse gehören. Bei der DMARC-Auswertung werden Domain, meldender Mailserver, Quell-IP, Anzahl und SPF-, DKIM- und Richtlinienergebnisse aus aggregierten Berichten verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt zur Erbringung der vereinbarten Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Erkennung von Sicherheitsrisiken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Empfänger und eingesetzte Dienste

Soweit für die jeweilige Leistung erforderlich, werden Daten an sorgfältig ausgewählte Hosting- und IT-Dienstleister übermittelt. Das Portal nutzt insbesondere Infrastruktur für Hosting und Backups, Microsoft-Dienste oder einen konfigurierten SMTP-Anbieter für den E-Mail-Versand, Papierkram für Rechnungen, Mollie für SEPA-Mandate und Lastschriften, Level.io für Geräteinformationen sowie IONOS für das DMARC-Berichtspostfach. Bei aktivierter KI-Auswertung wird OpenAI zur Priorisierung und verständlichen Zusammenfassung bereits abgeleiteter Handlungspunkte eingesetzt. Dabei werden Kundennamen, Prioritäten und abgeleitete Befunde, jedoch keine Zugangsdaten oder technischen Rohdaten übermittelt. Der konkrete Umfang richtet sich nach den gebuchten und eingerichteten Leistungen. Auftragsverarbeiter werden vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

7. Cookies und lokale Sicherheitsmerkmale

Das Portal setzt ausschließlich technisch erforderliche Cookies ein:

• itn_session: authentifizierte Sitzung, regelmäßig bis zu 8 Stunden.
• itn_trusted: optionales Sicherheitsmerkmal, wenn ein Browser für den zweiten Faktor 30 Tage gemerkt werden soll.
• itn_login_csrf, itn_reset_csrf und itn_form_csrf: kurzlebiger Schutz gegen missbräuchliche Formularanfragen.

Diese Cookies sind für die ausdrücklich angeforderte Portal- und Sicherheitsfunktion erforderlich. Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies werden nicht eingesetzt.

8. Speicherdauer

Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder berechtigten Nachweis- und Sicherheitsinteressen entgegenstehen. Die Aufbewahrung technischer Monitoring- und Protokolldaten richtet sich nach Vertrag, Fehleranalyse und Sicherheitsbedarf; Vertrags- und Rechnungsdaten nach den gesetzlichen Pflichten.

9. Rechte betroffener Personen

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere bei der für Niedersachsen zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz.

10. Pflicht zur Bereitstellung

Die für Konto, Vertrag und gebuchte Leistungen benötigten Daten sind zur Nutzung des Portals und zur Vertragsdurchführung erforderlich. Ohne diese Angaben können die jeweiligen Funktionen nicht bereitgestellt werden.

11. Aktualisierung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.